需求訪談通常要花多久時間？

每個部門通常需要一到兩小時的初步訪談。如果軟體複雜度高或部門眾多，可能需要多輪訪談，整個過程通常花費數週。

是否需要錄影或錄音員工的操作流程？

詳細的筆記和截圖通常足夠。但如果工作流程特別複雜，可以考慮帶著錄影設備一起訪談，不過要先取得員工同意。

詳細到開發者不需要再逐一詢問業務邏輯的程度，讓開發者理解為什麼這樣設計和邊緣情況怎麼處理。

立即安排跨部門的澄清會議，當場討論和折衷。不要寄望等到開發時再來解決，那時改需求的成本和進度影響都很大。

許多企業在規劃客製軟體時，會先從高層主管或業務部門主管開始訪談。這是常見的錯誤。高層通常只知道理想中應該如何運作的流程，但實際的困難、邊緣案例只有每天操作系統的基層員工才清楚。

有效的需求訪談應該讓基層操作人員發聲。訪談對象應該涵蓋不同角色和資歷，新進員工可能會問出老手習以為常的問題，資深員工知道例外情況和隱藏的需求。

訪談時不要籠統地問流程有什麼問題。應該逐一走過員工的實際工作步驟，每一個步驟都要記錄下來。特別留意痛點：員工抱怨某個步驟太慢、同一份資料要輸入多個系統、需要手動對帳。

別忽略邊緣案例和例外流程。這些非常規情況往往最容易導致後續軟體無法適用、範圍蔓延。在訪談階段就要把這些場景列出來。

訪談時員工往往會提出很多想要的功能。有些是業務必須有的功能，有些是希望有的加值功能。區分這兩種需求，決定了軟體的第一版範圍。

Venture AI Agency 的做法是讓需求訪談的人直接參與後續開發。這意味著同一群人會在開發時持續調整和驗證，不會出現資訊落差，降低了開發到一半發現需求理解有誤的風險。

訪談完成後，所有需求必須寫成正式文件，包含現有流程描述、痛點分析、第一版軟體的功能清單、角色權限需求、資料結構說明、以及優先順序。

這份文件要讓所有相關人員審查，收集意見後修訂文件。最後，取得各部門主管的簽字或書面確認，這是後續開發時防止範圍蔓延的關鍵防線。